Rech­nun­gen wer­den auch im di­gi­ta­len Zeit­al­ter häu­fig noch auf Pa­pier über­mit­telt. Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen (= in elek­tro­ni­schem For­mat aus­ge­stellt und emp­fan­gen) sind den Pa­pier­rech­nun­gen zwar zwi­schen­zeit­lich gleich­ge­stellt, set­zen aber die Zu­stim­mung des Rech­nungs­emp­fän­gers zur elek­tro­ni­schen Über­mitt­lung vor­aus. Echt­heit und Un­ver­sehrt­heit kön­nen bei elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen z.B. durch eine qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Si­gna­tur (mit oder ohne An­bie­ter­ak­kre­di­tie­rung) oder durch ein EDI-Ver­fah­ren (elek­tro­ni­scher Da­ten­aus­tausch) ge­währ­leis­tet wer­den.

Um­satz­steu­er­recht­lich müs­sen Un­ter­neh­mer, wenn sie Leis­tun­gen an an­de­re Un­ter­neh­mer (für de­ren Un­ter­neh­men) aus­füh­ren, eine Rech­nung aus­stel­len. Da­für ha­ben sie ab Aus­füh­rung der Leis­tung 6 Mo­na­te Zeit. Kür­zer sind die Fris­ten bei in­ner­ge­mein­schaft­li­chen Sach­ver­hal­ten (in­ner­ge­mein­schaft­li­che Lie­fe­run­gen oder sons­ti­ge Leis­tun­gen nach § 3a Abs. 2 UStG, für die der Leis­tungs­emp­fän­ger die Steu­er schul­det): Hier müs­sen die Rech­nun­gen bis zum 15. des Fol­ge­mo­nats der Um­satz­aus­füh­rung aus­ge­stellt wer­den.

Bei steu­er­pflich­ti­gen Werk­lie­fe­run­gen und sons­ti­gen Leis­tun­gen im Zu­sam­men­hang mit ei­nem Grund­stück hat der Un­ter­neh­mer für die Rech­nung eben­falls 6 Mo­na­te Zeit. Das gilt auch, wenn die Leis­tun­gen an Pri­vat­per­so­nen aus­ge­führt wer­den. Dar­über hin­aus sieht das Um­satz­steu­er­recht aber kei­ne Ver­pflich­tung vor, bei Leis­tun­gen an Pri­vat­per­so­nen eine Rech­nung zu stel­len.

Eben­falls kei­ne um­satz­steu­er­recht­li­che Ver­pflich­tung zur Rech­nungstel­lung be­steht für be­stimm­te steu­er­freie Leis­tun­gen (§ 4 Nr. 8 – 28 UStG). Wenn eine Rech­nung nicht alle Pflicht­an­ga­ben ent­hält, die das Um­satz­steu­er­ge­setz vor­gibt, kann der Vor­steu­er­ab­zug ver­lo­ren ge­hen. Ge­ra­de bei gro­ßen Rech­nungs­be­trä­gen emp­fiehlt sich da­her eine sorg­fäl­ti­ge Prü­fung.

Da­mit eine Rech­nung um­satz­steu­er­lich zum Vor­steu­er­ab­zug be­rech­tigt, muss sie die fol­gen­den Pflicht­an­ga­ben ent­hal­ten (§ 14 Abs. 4 UStG):
1. den voll­stän­di­gen Na­men und die voll­stän­di­ge An­schrift des leis­ten­den Un­ter­neh­mers und des Leis­tungs­emp­fän­gers,
2. die Steu­er­num­mer oder die Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer (USt-IdNr.) des leis­ten­den Un­ter­neh­mers,
3. das Aus­stel­lungs­da­tum,
4. eine Rech­nungs­num­mer (fort­lau­fend, ein­ma­lig ver­ge­ben, mit ei­ner oder meh­re­ren Zah­len­rei­hen)
5. Men­ge und Art (han­dels­üb­li­che Be­zeich­nung) der ge­lie­fer­ten Ge­gen­stän­de bzw. Um­fang und Art der sons­ti­gen Leis­tung,
6. Zeit­punkt der Lie­fe­rung oder sons­ti­gen Leis­tung (bei Vorauszahlungen/Anzahlungen: Zeit­punkt der Ver­ein­nah­mung des (Teil-)Entgelts, so­fern die­ser fest­steht und nicht dem Aus­stel­lungs­da­tum der Rech­nung ent­spricht),
7. das Ent­gelt für die Lie­fe­rung oder sons­ti­ge Leis­tung (auf­ge­schlüs­selt nach Steu­er­sät­zen und ein­zel­nen Steu­er­be­frei­un­gen) so­wie jede im Vor­aus ver­ein­bar­te Ent­gelt­min­de­rung (z.B. Skon­to), so­fern sie nicht be­reits im Ent­gelt be­rück­sich­tigt ist,
8. den an­zu­wen­den­den Steu­er­satz so­wie den auf das Ent­gelt ent­fal­len­den Steu­er­be­trag (die­ser ge­son­der­te Steu­er­aus­weis ent­fällt in Re­ver­se-Char­ge-Fäl­len) oder ggf. den Hin­weis auf eine Steu­er­be­frei­ung.

Bei Klein­be­trags­rech­nun­gen (Brut­to­be­trag ≤ 250 EUR; bis 31.12.2016: 150 EUR) sind die fol­gen­den An­ga­ben aus­rei­chend:
1. voll­stän­di­ger Name und voll­stän­di­ge An­schrift des leis­ten­den Un­ter­neh­mers,
2. Aus­stel­lungs­da­tum,
3. Men­ge und Art (han­dels­üb­li­che Be­zeich­nung) der ge­lie­fer­ten Ge­gen­stän­de bzw. Um­fang und Art der sons­ti­gen Leis­tung,
4. Ent­gelt und Steu­er­be­trag für die Lie­fe­rung oder sons­ti­ge Leis­tung in ei­ner Sum­me,
5. an­zu­wen­den­der Steu­er­satz oder ggf. Hin­weis auf eine Steu­er­be­frei­ung.

All­ge­mei­ne Aus­sa­gen wie z.B. „in­klu­si­ve ge­setz­li­cher Um­satz­steu­er“ sind nicht aus­rei­chend. Wird in ei­ner Rech­nung über Leis­tun­gen ab­ge­rech­net, die ver­schie­de­nen Steu­er­sät­zen un­ter­lie­gen, müs­sen für die ver­schie­de­nen Steu­er­sät­ze un­ter­lie­gen­den Leis­tun­gen die je­wei­li­gen Sum­men an­ge­ge­ben wer­den.

Die Er­leich­te­run­gen für Klein­be­trags­rech­nun­gen gel­ten nicht

  • beim grenz­über­schrei­ten­den Ver­sand­han­del (§ 3c UStG),
  • bei in­ner­ge­mein­schaft­li­chen Lie­fe­run­gen (§ 6a UStG),
  • bei Re­ver­se-Char­ge-Leis­tun­gen (§ 13b UStG).

Wenn Klein­be­trags­rech­nun­gen über die ge­for­der­ten Min­destan­ga­ben hin­aus An­ga­ben ent­hal­ten (z.B. Name und An­schrift des Leis­tungs­emp­fän­gers), soll­ten die­se voll­stän­dig und zu­tref­fend sein, da an­sons­ten der Vor­steu­er­ab­zug ge­fähr­det ist. Im Zwei­fel soll­ten die­se „Zu­satz­an­ga­ben“ da­her lie­ber un­ter­blei­ben.

Er­hö­hung des Grenz­be­trags auf 250 EUR

Rück­wir­kend zum 1.1.2017 wur­de der Höchst­be­trag für Klein­be­trags­rech­nun­gen auf 250 EUR er­höht (zu­vor galt eine Gren­ze von 150 EUR).
Die Er­hö­hung des Grenz­be­trags auf 250 EUR gilt rück­wir­kend zum 1.1.2017; ent­schei­dend für die An­wen­dung ist da­bei das Leis­tungs­da­tum, also der Zeit­punkt, zu dem die der Rech­nung zu­grun­de­lie­gen­de Leis­tung aus­ge­führt wird. So war es je­den­falls bei der letz­ten Er­hö­hung zum 1.1.2007. Dem­entspre­chend kann auch in Fäl­len, in de­nen das (Teil-)Entgelt noch in 2016 ver­ein­nahmt wur­de, der Um­satz aber erst in 2017 aus­ge­führt wird, der er­höh­te Grenz­be­trag in An­spruch ge­nom­men wer­den. In den meis­ten Fäl­len wer­den aber ge­ra­de bei Klein­um­sät­zen die Leis­tung und die Er­tei­lung der Rech­nung oh­ne­hin zeit­lich zu­sam­men­fal­len (z. B. bei Kas­sen­bons, Taxi- oder Be­wir­tungs­be­le­gen). Da die Er­hö­hung au­ßer­dem mit ei­ni­ger Ver­spä­tung rück­wir­kend ein­ge­führt wur­de, wird es wohl nur we­ni­ge Fäl­le ge­ben, in de­nen sich der­ar­ti­ge Über­gangs­fra­gen stel­len.

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